Pencarian Pekerjaan

Cara Menulis Surat Referensi (Dengan Contoh)

Daftar isiMengembangkanDaftar isi Ilustrasi ini menampilkan tip untuk menulis surat referensi, termasuk

Ellen Lindner / Keseimbangan



Pada titik tertentu dalam karir Anda, Anda mungkin akan diminta untuk memberikan surat referensi untuk seorang karyawan, teman, atau seseorang yang pernah bekerja dengan Anda. Ketika saatnya tiba, penting untuk mengetahui cara menulis yang efektif surat rekomendasi (juga dikenal sebagai surat referensi).

Dukungan Anda dapat membuat semua perbedaan. Surat rekomendasi yang baik dapat membantu kontak Anda mencapai impian mereka; yang buruk lebih buruk daripada tidak ada rekomendasi sama sekali.

Apa itu Surat Referensi?

KE surat referensi adalah dukungan positif terhadap keterampilan dan atribut seseorang, yang ditulis oleh seseorang yang akrab dengan pekerjaan, karakter, dan pencapaiannya. Surat referensi diperlukan saat melamar pekerjaan, magang, posisi sukarelawan, perguruan tinggi, dan program sekolah pascasarjana.

Surat referensi menjelaskan mengapa pembaca harus memilih seorang kandidat, dan apa yang membuat mereka memenuhi syarat untuk kesempatan yang mereka lamar. Surat dapat diminta oleh organisasi yang mempertimbangkan individu untuk pekerjaan atau penerimaan di sebuah institusi, atau mungkin ditawarkan oleh pencari kerja atau pelamar.

Jenis Surat Referensi

Referensi Profesional

KE surat referensi profesional biasanya ditulis dengan pengawas , kolega, klien, guru, atau profesor yang mengetahui dengan baik pencapaian mereka dalam pengaturan jenis pekerjaan.Ini biasanya mencakup deskripsi posisi dan tanggung jawab mereka, durasi waktu mereka di perusahaan, dan kemampuan, kualifikasi, dan kontribusi mereka kepada organisasi.

Referensi Karakter/Pribadi

Karakter atau surat referensi pribadi dapat ditulis oleh seorang teman keluarga, mentor, atau tetangga yang dapat membuktikan sifat-sifat yang akan membuat mereka menjadi kandidat yang baik untuk posisi yang mereka cari.Ini jenis surat menjelaskan bagaimana penulis mengenal mereka dan mendiskusikan atribut pribadi mereka seperti yang akan mereka terapkan dalam pengaturan pekerjaan.

Referensi Akademik

Sebuah referensi akademis ditulis oleh seorang guru, profesor, atau penasihat. Jenis referensi ini membahas latar belakang pendidikan dan prestasi akademik kandidat.

Sebelum Menulis Surat Referensi

Sebelum menyetujui untuk menulis surat tersebut, pastikan Anda merasa bahwa Anda dapat menulis surat referensi yang positif untuk orang tersebut. Jika Anda tidak mengenal orang itu dengan baik atau tidak berpikir Anda dapat memuji keterampilan atau kemampuannya, tidak apa-apa untuk menolak permintaan rekomendasi . Anda bisa tidak jelas saat menolak permintaan tersebut, hanya dengan mengatakan, saya tidak merasa saya akan menjadi orang terbaik untuk menulis surat kepada Anda. rekomendasi . Jika memungkinkan, sarankan orang lain yang mungkin mereka tanyakan.

Lebih baik mengatakan tidak untuk menulis rekomendasi daripada menulis referensi negatif untuk orang tersebut.

Permintaan Informasi untuk Surat

Merupakan ide yang baik untuk meminta salinan dari orang tersebut lanjut atau CV, meskipun Anda sudah lama mengenalnya. Mereka mungkin memiliki akreditasi atau pencapaian baru yang patut disoroti, dan Anda harus memberikan informasi terkini sebanyak mungkin. Ini juga akan membantu memberi Anda pedoman untuk digunakan saat menulis surat.

Jika surat referensi untuk kesempatan kerja tertentu, minta juga salinannya posting pekerjaan . Demikian pula, jika surat referensi untuk sekolah atau program tertentu, mintalah beberapa informasi tentang sekolah tersebut. Semakin banyak informasi yang Anda miliki, semakin mudah untuk menulis surat.

Selain menanyakan informasi tentang kandidat, dapatkan semua informasi yang Anda butuhkan tentang cara mengirimkan surat. Tanyakan kepada siapa Anda harus mengirim surat, kapan tenggat waktunya, dan dalam format apa surat itu seharusnya. Juga, tanyakan apakah ada hal-hal khusus yang sekolah atau majikan ingin Anda sertakan dalam surat Anda.

Apa yang Harus Disertakan dalam Surat Referensi

Kecuali jika kandidat memberi Anda formulir untuk tulis rekomendasimu , mengikuti yang tepat format surat bisnis sesuai. Ini termasuk mencantumkan informasi kontak Anda, tanggal, dan informasi kontak untuk orang yang menerima surat Anda (biasanya, manajer perekrutan) di bagian atas surat itu.

Namun, jika Anda mengirim surat ini melalui email, Anda tidak perlu menyertakan informasi kontak atau tanggal di bagian atas surat. Sebagai gantinya, daftarkan informasi kontak Anda setelah Anda tanda tangan email . Surat email referensi juga harus jelas, ringkas garis subjek yang mencantumkan nama kandidat, pekerjaan yang mereka lamar (jika ada), dan tujuan surat tersebut. Misalnya, baris subjek mungkin berbunyi: 'Rekomendasi untuk Nama Depan Nama Belakang - Pekerjaan Asisten Sumber Daya Manusia.'

Cara Menulis Surat Referensi

Untuk mendapatkan ide tentang apa yang harus ditulis dan bagaimana seharusnya suratmu dibaca , berikut adalah beberapa pedoman umum yang perlu dipertimbangkan sebelum menulis surat Anda.

Sapaan

Mulailah surat Anda dengan 'Bapak/Ibu yang terhormat. Nama keluarga.' Jika Anda tidak tahu nama belakang majikan, tulis saja, 'Manajer Perekrutan yang Terhormat.' Jika kandidat mendaftar ke program akademik, Anda dapat menulis 'Dear Admissions Committee'. Jika Anda menulis surat umum, Anda dapat menulis ke ' Siapa yang Memprihatinkan ' atau cukup mulai surat Anda dengan paragraf pertama.

Paragraf pertama

Paragraf pertama surat referensi menjelaskan hubungan Anda dengan orang yang Anda rekomendasikan, termasuk bagaimana Anda mengenal mereka, berapa lama Anda mengenal mereka, dan mengapa Anda memenuhi syarat untuk menulis surat referensi atas nama mereka. Pastikan untuk menyertakan nama perusahaan, pekerjaan, sekolah, atau peluang yang dilamar oleh orang tersebut. Misalnya, 'Saya telah menjadi supervisor James Smith di Perusahaan XYZ selama lima tahun terakhir. Saya senang untuk merekomendasikan dia untuk posisi kepala akuntan di Perusahaan ABC.'

Paragraf Kedua (dan Ketiga, dan Keempat)

Paragraf tengah surat referensi berisi informasi tentang orang yang Anda tulis, termasuk mengapa mereka memenuhi syarat, dan apa yang dapat mereka sumbangkan. Jika perlu, gunakan lebih dari satu paragraf untuk memberikan detail. Jadilah spesifik dan bagikan contoh mengapa orang ini adalah kandidat yang memenuhi syarat. Jika Anda bisa, hubungkan contoh spesifik di mana Anda mengamati orang tersebut berhasil menggunakan keterampilan yang dibutuhkan untuk posisi tersebut. Cobalah untuk menggambarkan kualitas dan keterampilan yang berhubungan dengan pekerjaan tertentu , sekolah, atau kesempatan.Misalnya, jika orang tersebut melamar pekerjaan sebagai manajer, fokuslah pada kepemimpinan orang tersebut dan kemampuan berkomunikasi .

Penutupan Surat

Pada paragraf penutup, tawarkan untuk memberikan informasi lebih lanjut dan sertakan informasi kontak Anda (telepon dan email), sehingga Anda dapat memberikan rekomendasi lisan atau menjawab pertanyaan lebih lanjut jika diperlukan. Anda juga dapat menegaskan kembali bahwa Anda merekomendasikan orang ini dengan sepenuh hati atau tanpa syarat.

Tanda tangan

Akhiri suratnya dengan tanda tangan Anda, tulisan tangan, diikuti dengan nama yang Anda ketik. Jika ini adalah email, cukup sertakan nama yang Anda ketik, diikuti dengan informasi kontak Anda.

Panjang Huruf, Format, dan Font

Gaya surat referensi Anda hampir sama pentingnya dengan isi surat itu. Berikut adalah beberapa tip tentang berapa panjang surat Anda dan bagaimana memformatnya.

  • Panjang: Surat rekomendasi harus lebih dari satu atau dua paragraf; surat pendek ini menunjukkan bahwa Anda tidak mengenal orang itu dengan baik atau tidak sepenuhnya mendukung mereka. Namun, Anda ingin membuat surat tetap ringkas dan fokus pada beberapa poin penting, jadi hindari menulis lebih dari satu halaman. Tiga atau empat paragraf yang menjelaskan bagaimana Anda mengenal orang tersebut dan mengapa Anda merekomendasikannya adalah panjang yang tepat.
  • Format: Surat rekomendasi harus diberi spasi tunggal dengan spasi di antara setiap paragraf. Gunakan margin sekitar 1' untuk bagian atas, bawah, kiri, dan kanan halaman, dan ratakan teks Anda ke kiri (perataan untuk sebagian besar dokumen).
  • Membuat: Gunakan font tradisional seperti Times New Roman, Arial, atau Calibri. Ukuran font harus antara 10 dan 12 poin, sehingga mudah dibaca. Menyesuaikan ukuran font adalah cara yang baik untuk menyimpan surat Anda ke satu halaman.

Koreksi surat Anda sebelum mengirimnya. Anda dapat meminta orang lain mengedit surat tersebut, tetapi sembunyikan nama kandidat untuk menjaga privasi mereka.

Contoh Surat Referensi

Anda dapat menggunakan contoh surat referensi ini sebagai model. Unduh template (kompatibel dengan Google Documents dan Word Online), atau baca versi teks di bawah.

contoh surat referensi

@ Saldo 2020

Unduh Templat Word

Melissa Bradley
123 Bisnis Rd.
Kota Bisnis, NY 54321
555-555-5555
melissa@abmedia.com

9 Juli 2020

Jim Lee
Sumber daya manusia
Pemasaran & Humas Sabre
321 Jalan Bisnis.
Kota Bisnis, NY 12345

Tuan Lee yang terhormat,

Saya senang merekomendasikan Sarah Jones untuk posisi manajer pemasaran digital di Sabre Marketing & PR. Sebagai direktur pemasaran di A & B Media, saya merasa senang bekerja sebagai supervisor Sarah ketika dia bekerja di sini sebagai rekanan pemasaran. Bertanggung jawab, tepat waktu, dan sangat cerdas, Sarah adalah salah satu talenta terbaik di A & B Media, dan saya sangat mendukung kualifikasi dan keahliannya.

Saya terus terkesan dengan pengetahuan yang dia bawa ke meja dan dedikasinya untuk tetap menjadi yang terbaru di bidangnya. Sarah menggabungkan keterampilan analisis yang tajam dengan intuisi yang kuat, dan saya selalu tahu bahwa saya dapat mengandalkannya untuk memenuhi tenggat waktu dan melampaui harapan kami. Selama dua tahun bersama kami, ia mencapai banyak pencapaian, mulai dari meningkatkan keterlibatan media sosial kami sebesar 20%, hingga menurunkan rasio pentalan situs web kami sebesar 10%, hingga meningkatkan ROI kami pada kampanye digital sebesar 15%.

Sementara kecerdasan profesional Sarah sangat berharga bagi A & B Media, dia juga pemain tim yang luar biasa. Optimis, menarik, dan mudah bergaul, Sarah benar-benar senang berada di kantor dan membina banyak hubungan positif di dalam departemen kami serta di seluruh perusahaan.

Dengan itu, saya sangat yakin dengan rekomendasi saya dan percaya bahwa Sarah akan sangat cocok untuk Pemasaran & PR Sabre. Jika Anda ingin berbicara lebih jauh tentang pengalaman saya bekerja dengan Sarah, silakan email saya di melissa@abmedia.com atau hubungi saya di 555-555-5555.

Sungguh-sungguh,

Melissa Bradley
Direktur Pemasaran, A & B Media

Mengembangkan

Sumber Artikel

  1. KarirOneStop. ' Referensi .' Diakses 19 Maret 2021.