Bagaimana Memberikan Umpan Balik yang Konstruktif untuk Mengembangkan Keterampilan Karyawan

Tips Ini Akan Membantu Anda Membantu Karyawan Anda Bertumbuh

Pebisnis memberikan umpan balik yang konstruktif kepada rekan kerjanya dalam rapat.

••• Gambar Pahlawan / Gambar Getty

Rajeev Behera, CEO platform manajemen kinerja reflektif , pernah berkomentar, 'Pujian, menurut definisi, adalah mengekspresikan persetujuan atau kekaguman terhadap sesuatu atau seseorang. Umpan balik, di sisi lain, adalah informasi tentang kinerja seseorang dari tugas yang digunakan sebagai dasar untuk perbaikan. Dengan kata lain, baik umpan balik maupun pujian bisa positif, tetapi umpan balik selalu dirancang untuk meningkatkan kinerja.'

Umpan balik harus selaras dengan tujuan dan keterampilan karyawan Anda, dan dirancang untuk membantu mereka dalam pertumbuhan profesional. Ada banyak hal yang baik tentang menawarkan pujian bagi mereka yang melakukan pekerjaan itu.

Saat memuji karyawan Anda, ingatlah bahwa itu tidak melakukan apa pun untuk membantu perkembangan atau pertumbuhan mereka, itu hanya membuat mereka tahu bahwa Anda melihat dan menghargai pekerjaan mereka.

Kembangkan Tujuan Karyawan

Saat Anda mengelola tenaga kerja Anda, dalam waktu singkat Anda akan memperhatikan perilaku dan kinerja karyawan Anda. Saat Anda memperhatikan ini, Anda harus mulai menuliskan apa yang Anda lihat sehingga Anda dapat mulai mengembangkan rencana pertumbuhan untuk masing-masingnya.

Setelah beberapa waktu, Anda akan tahu karyawan Anda tujuan kinerja —target penjualan apa yang harus mereka capai, berapa banyak file yang harus mereka proses setiap hari, atau apa pun yang sedang dikerjakan oleh karyawan Anda.

Saat Anda mengamati, pastikan untuk bertanya kepada mereka apa tujuan karir pribadi mereka, sehingga Anda dapat mengatasinya selama sesi umpan balik juga.

Langkah-langkah ini akan membantu Anda untuk memfokuskan umpan balik Anda. Behera merekomendasikan untuk mengambil tujuan ini dan membaginya menjadi tugas dan keterampilan yang dapat dicapai sehingga tidak kabur. Misalnya, jika tujuan karyawan Anda adalah untuk memberikan presentasi yang lebih baik, Anda harus merinci keterampilan apa yang dibutuhkan.

Keterampilan yang dibutuhkan untuk presentasi dapat berupa:

Berbicara dengan percaya diri dan jelas
Pengetahuan tentang materi pelajaran
Membuat slide yang menyampaikan data lebih baik daripada kata-kata
Menanggapi pertanyaan dari peserta rapat
Menjaga agar rapat tetap fokus dengan mengarahkan orang kembali ke topik utama

Selanjutnya, Anda memberikan umpan balik untuk karyawan tersebut atas presentasi mereka. Lihat kembali keterampilan ini. Anda yakin dengan data itu. Anda tahu persis apa yang Anda bicarakan dan semua orang di pertemuan itu tahu bahwa Anda sudah siap.

Perhatikan bahwa Anda bersikap spesifik, dan berfokus pada area yang perlu ditingkatkan oleh karyawan Anda.

Pertemuan Satu-Satu Reguler

Jika Anda ingin memberikan umpan balik positif kepada karyawan Anda, Anda harus meluangkan waktu untuk melakukannya. Umpan balik di tempat itu efektif dan perlu, tetapi sesi yang tenang di mana Anda berdua bisa berbicara adalah yang terbaik.

Sasaran realistis untuk sesi umpan balik reguler adalah sebulan sekali. Ini mungkin tidak dapat dicapai di beberapa industri, jadi berusahalah untuk membuatnya sesering mungkin. Terlepas dari jadwal yang Anda pilih, Anda harus mencoba bertemu dengan karyawan Anda cukup sering sehingga mereka mendapat manfaat dari interaksi tersebut.

Jika Anda menyimpan semua informasi hingga tinjauan akhir tahun, itu tidak akan berarti banyak bagi karyawan tersebut, dan itu tidak akan membantu karyawan tersebut meningkatkan apa pun selama periode tersebut. Tinjauan akhir tahun harus digunakan untuk meringkas semua sesi umpan balik sebelumnya untuk menunjukkan kepada karyawan kemajuan yang telah mereka buat.

Umpan balik awal dan sering membuat karyawan tahu bahwa mereka berada di jalur yang benar dan bahwa mereka dapat menggunakan strategi yang sama di area lain. Anda mungkin akan melupakan (begitu juga dengan karyawannya) sebagian besar tindakan yang pantas untuk diteriakkan jika Anda hanya memberikan umpan balik sekali atau dua kali setahun.

Hindari Sandwich Umpan Balik

Siapapun yang bekerja di manajemen atau Sumber Daya Manusia telah mendengar bahwa Anda harus mengapit 'umpan balik yang buruk' di antara dua lapisan 'umpan balik yang baik'. Jadi, misalnya, Anda berkata, Jane, Anda melakukan pekerjaan yang bagus dalam presentasi itu. Namun, Anda terlambat tiga dari lima hari minggu lalu, dan saya, eh, sangat menyukai tanda tangan email Anda.

Ini tidak memiliki efek positif. Itu hanya dilakukan karena manajer merasa harus memberikan umpan balik. Ini biasanya terlihat ketika ada sesi umpan balik wajib, manajer tidak menyiapkan apa pun, dan mereka diajari menggunakan metode sandwich.

Berikan Umpan Balik Perkembangan

Hal lain yang perlu diingat adalah bahwa tidak ada yang namanya umpan balik negatif, atau buruk. SEBUAH masukan sesi harus mengidentifikasi masalah tetapi memiliki ide atau tujuan positif sebagai hasilnya. Jika Jane terlambat tiga dari lima hari minggu lalu, berikan umpan balik padanya. 'Jane, saya perhatikan Anda terlambat minggu lalu tiga hari. Apakah semuanya baik-baik saja, atau ada yang bisa saya lakukan untuk membantu Anda tiba di sini tepat waktu?'

'Itu masalah mobil, tapi sudah diperbaiki sekarang? Kedengarannya bagus, saya senang Anda memperbaikinya.'

Tidak ada yang negatif tentang ini, dan Jane memiliki masalah yang sebenarnya.

Sekarang jika Jane bangun terlambat selama tiga hari itu, mungkin sesi umpan balik dengan beberapa tujuan dan langkah yang dirancang akan memastikan dia tepat waktu. 'Jane, apa pendapatmu tentang memeriksa alarmmu setiap malam untuk memastikannya sudah disetel, meletakkan pakaianmu di malam sebelumnya, dan memastikan kamu pergi pada waktu yang memungkinkanmu melewati lalu lintas untuk sampai ke sini untuk bekerja?'

Sekali lagi, ini bukan 'umpan balik yang buruk', ini hanya umpan balik.

Umpan Balik yang Baik Itu Penting

Mengelola bukan hanya tentang mencapai angka dan membuat eksekutif senang. Ini bukan tentang pujian dan rasa terima kasih yang Anda berikan kepada karyawan ketika mereka melakukan pekerjaan dengan baik.

Manajemen juga tentang mengembangkan, memotivasi, dan melatih karyawan. Umpan balik yang digunakan dengan benar akan menjadikan departemen Anda tempat yang bagus untuk bekerja, dan memberi karyawan Anda kesempatan untuk berkembang. Saat Anda memelihara karyawan Anda, Anda akan melihat peningkatan produktivitas Anda. Setiap orang dapat memperoleh manfaat dari umpan balik yang spesifik dan positif.