Teguran Dapat Membantu Karyawan Meningkatkan Kinerja

Mengapa Seorang Karyawan Menerima Surat Teguran?

•••

Mediaphotos / Getty Images

Teguran karyawan adalah metode tertulis resmi untuk mendokumentasikan bahwa Anda telah memperingatkan seorang karyawan tentang kurangnya kinerja tertentu atau tentang tindakan yang tidak pantas. Teguran karyawan diberikan setelah kegagalan pembinaan pengawasan informal dan formal untuk membantu karyawan meningkatkan kinerja yang dibutuhkan.

Biasanya, langkah pertama dalam tindakan disiplin progresif adalah teguran lisan. Jika karyawan gagal untuk meningkatkan di area yang ditunjukkan kepada mereka, langkah selanjutnya adalah teguran lisan tertulis (yang lebih serius).

Tujuan Teguran Karyawan

Teguran umumnya bukan tindakan pertama yang diambil ketika seorang karyawan gagal untuk melakukan. Harus ada banyak tindakan lain yang dilakukan sebelum ini, seperti sesi umpan balik dan konseling verbal.

Tujuan dari teguran adalah untuk mendapatkan perhatian karyawan. Ini memberi tahu mereka bahwa kegagalan untuk meningkatkan kinerja mereka dapat mengakibatkan tindakan disipliner yang lebih banyak.

Beberapa tindakan mungkin memerlukan teguran segera, sementara tindakan lain memerlukan langkah-langkah progresif. Saat Anda menangani kinerja karyawan, pastikan bahwa setiap tindakan yang Anda ambil didokumentasikan, membuat jejak yang mengarah ke teguran.

Buat Jejak Kertas

Anda harus melakukan yang terbaik untuk mendokumentasikan setiap tindakan korektif yang Anda ambil dengan karyawan Anda. Ada beberapa manfaat dari ini. Satu, Anda dapat menggunakannya sebagai referensi jika seorang karyawan tidak mengingat kejadian tersebut. Dua, itu menciptakan sejarah untuk tindakan lebih lanjut.

Cobalah untuk memastikan bahwa sesi umpan balik verbal diakui oleh karyawan dengan dukungan tertulis, atau dengan menulis tindakan tersebut dalam catatan karyawan. Tinjauan kinerja adalah bentuk perilaku historis yang dapat diterima untuk teguran, seperti halnya sesi umpan balik lainnya.

Tinjauan kinerja dan teguran lisan dan tertulis akan memberikan dokumentasi yang diperlukan bagi organisasi untuk maju dengan tindakan disipliner. Jika peringatan yang adil telah diberikan, pemberi kerja memiliki hak dan dasar hukum untuk mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk memberhentikan seorang karyawan.

Sebagian besar perusahaan menengah hingga besar memiliki karyawan buku pegangan yang secara jelas menjabarkan kebijakan langkah teguran dan tindakan disiplin. Buku pegangan ini harus selalu tersedia bagi semua karyawan.

Jika Anda memiliki bisnis kecil, Anda dapat mempertimbangkan untuk menyusun beberapa kebijakan tertulis yang menguraikan perilaku dan tindakan di tempat kerja yang sesuai yang mungkin Anda ambil jika seorang karyawan tidak bekerja dengan baik. Setiap karyawan harus menandatanganinya untuk mengakui pemahaman mereka tentang kebijakan Anda.

Meningkatkan Kinerja

Karyawan umumnya tidak akan menyebabkan manajer dan pimpinan mencabut buku pegangan karyawan dan menunjukkan pelanggaran. Mereka biasanya tidak akan berniat untuk gagal pada tugas yang diberikan kepada mereka. Namun, ada karyawan yang mungkin perlu diingatkan bahwa perilaku tertentu tidak akan ditoleransi.

Teguran dapat membantu karyawan mengenali keseriusan manajer. Kadang-kadang, karyawan gagal memahami implikasi dari sesi umpan balik dan peringatan lisan. Mungkin dalam cara Anda mengucapkan koreksi atau nada suara yang Anda gunakan. Menulis memperkuat apa yang Anda coba komunikasikan, dan jika seorang karyawan tidak dapat memahami hal ini, maka ada lebih dari sekadar kesalahpahaman.

Beberapa karyawan tidak akan dapat melakukan tugas yang diberikan kepada mereka. Jika semua teknik pembinaan dan konseling telah habis dan kebijakan perusahaan diikuti, mungkin sudah waktunya untuk mengeluarkan teguran.

Setelah Anda mengeluarkan surat teguran, mungkin ada baiknya memastikan bahwa karyawan tersebut memahami tindakan korektif yang dapat mereka ambil untuk meningkatkannya. Karena teguran biasanya terjadi setelah metode lain gagal, mungkin masih ada kesalahpahaman di pihak karyawan. Tindakan korektif yang diterapkan mungkin tidak tepat untuk karyawan tersebut.

Terkadang, seorang karyawan membutuhkan seseorang untuk mendengarkan dan membantu mereka melewati masa sulit dalam hidup mereka. Setiap orang memiliki masa-masa sulit, dan seorang manajer yang meluangkan waktu untuk memahami situasi karyawan berpotensi sangat memengaruhi kehidupan orang itu, dan selamanya dipandang sebagai seseorang yang cukup peduli untuk mengulurkan tangan.

Tindakan ini saja dapat mengubah karyawan yang berkinerja buruk menjadi karyawan yang berkinerja baik, hanya dengan menunjukkan bahwa seseorang peduli.

Ikuti Kebijakan yang Ditetapkan

Sesuai dengan kebijakan yang digariskan dalam buku pegangan karyawan atau surat perilaku yang dapat diterima, seorang karyawan teguran mungkin merupakan langkah pertama atau satu-satunya yang diperlukan sebelum pemutusan hubungan kerja. Tindakan yang Anda ambil bergantung pada bagaimana Anda mendefinisikan kebijakan atau tingkat keparahan tindakan karyawan tersebut.

Penting untuk dicatat bahwa undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan bervariasi dari satu negara bagian ke negara bagian lainnya, jadi tidak ada alasan pasti untuk memecat seorang karyawan kecuali tindakan disipliner melanggar hukum . Periksa Anda undang-undang perburuhan negara untuk memastikan Anda mematuhinya.

Pikiran Akhir

Pastikan Anda mengikuti kebijakan Anda atau perusahaan secara tertulis, sambil mendokumentasikan semuanya, untuk setiap karyawan. Menegur karyawan untuk sesuatu, tetapi tidak untuk orang lain bukanlah praktik kerja yang adil. Ini memberi orang alasan untuk tindakan hukum terhadap majikan mereka, dan itu menghasilkan lingkungan kerja yang buruk.

Saat Anda mengerjakan dokumen dengan karyawan yang berkinerja buruk, ingatlah bahwa Anda mencoba membantu mereka berkembang, meskipun Anda mungkin berada di posisi terakhir. Anda mungkin diminta untuk mengeluarkan teguran berdasarkan kebijakan, tetapi ada kemungkinan bahwa melalui semua umpan balik dan dokumen, Anda mungkin melewatkan sesuatu yang bisa membuat karyawan berbalik.