Sumber Daya Manusia

Bagaimana Memberikan Umpan Balik yang Membantu Peningkatan Karyawan

Umpan Balik Anda Berdampak Saat Diberikan dengan Hormat dan Hati-hati

Tiga pekerja pabrik dalam pertemuan informal

••• Jetta Productions/Iconica/Getty Images

Daftar isiMengembangkanDaftar isi

Berikan Umpan Balik Yang Berdampak

Jadikan umpan balik Anda memiliki dampak yang layak dengan cara dan pendekatan yang Anda gunakan saat Anda menginginkannya memberikan umpan balik kinerja kepada karyawan . Umpan balik Anda dapat membuat perbedaan bagi orang-orang jika Anda dapat menghindari memprovokasi respons defensif.

Khusus untuk umpan balik negatif atau kurang positif yang dirasakan, karyawan memiliki kecenderungan untuk bereaksi secara defensif karena orang cenderung menerima umpan balik secara pribadi dan tidak profesional. Ini adalah penghalang kemampuan Anda untuk membantu karyawan meningkatkan kinerjanya.

Panduan ini akan membantu Anda membantu karyawan mengembangkan kinerja mereka melalui penggunaan umpan balik yang positif.

Inilah Cara Terbaik Anda Memberikan Umpan Balik

Umpan balik karyawan yang efektif bersifat spesifik, bukan umum.

Untuk memberikan umpan balik yang spesifik, misalnya, katakan, 'Laporan yang Anda serahkan kemarin ditulis dengan baik, dapat dimengerti, dan membuat poin Anda tentang anggaran sangat efektif.' Jangan katakan, 'laporan bagus.' Pernyataan ini terlalu umum bagi karyawan untuk menggunakan informasi untuk meningkatkan.

Salah satu tujuan umpan balik yang efektif dan konstruktif adalah untuk memberi tahu individu tentang perilaku spesifik yang ingin Anda lihat lebih banyak darinya. Umpan balik umum seperti tepukan di punggung membuat karyawan merasa baik untuk sesaat tetapi tidak melakukan pekerjaan yang baik untuk memperkuat perilaku.

Umpan balik yang berguna selalu berfokus pada perilaku tertentu.

Anda ingin secara khusus mengidentifikasi perilaku yang membutuhkan perbaikan bukan pada seseorang atau niat mereka. (Ketika Anda berpartisipasi dalam percakapan bersaing selama rapat staf, sementara Mary memiliki lantai, Anda mengganggu orang lain yang hadir . Akibatnya, maksud Mary sebagian meleset.)

Umpan balik terbaik diberikan dengan tulus dan jujur ​​untuk membantu.

Percayai pernyataan ini. Orang akan tahu jika mereka menerima umpan balik karena alasan lain. Kebanyakan orang memiliki radar internal yang dapat dengan mudah mendeteksi ketidaktulusan. Ingatlah hal ini saat Anda menawarkan umpan balik.

Umpan balik yang berhasil menggambarkan tindakan atau perilaku yang dapat dilakukan oleh individu tersebut.

Misalnya, Anda tidak akan pernah memberikan umpan balik Jika Anda bisa, berikan alat, pelatihan, waktu, atau dukungan apa pun yang dibutuhkan orang tersebut untuk berhasil melakukan seperti yang Anda butuhkan untuk mereka lakukan.

Jika memungkinkan, umpan balik yang diminta lebih kuat.

Minta izin untuk memberikan umpan balik. Katakan, 'Saya ingin memberi Anda umpan balik tentang presentasi, apakah Anda setuju?' Ini memberi penerima kendali atas situasi yang diinginkan. Mungkin si penerima mungkin berkata, 'Bagaimana kalau besok? Saya ingin memikirkan kinerja saya dalam semalam.

Berikan umpan balik yang mungkin digunakan penerima.

Saat Anda berbagi informasi dan pengamatan spesifik, Anda memberikan umpan balik yang mungkin digunakan oleh seorang karyawan.

Itu tidak termasuk saran kecuali Anda memiliki izin atau saran diminta. Tanyakan kepada karyawan apa yang mungkin dia lakukan secara berbeda sebagai akibat dari mendengar umpan balik. Anda lebih mungkin membantu karyawan tersebut mengubah pendekatannya daripada jika Anda memberi tahu karyawan tersebut apa yang harus dilakukan atau bagaimana cara mengubahnya.

Berikan umpan balik di dekat acara.

Apakah umpan baliknya positif atau konstruktif, berikan informasi sedekat mungkin dengan acara tersebut. Umpan balik yang efektif tepat waktu sehingga karyawan dapat dengan mudah menghubungkan umpan balik dengan tindakannya. Harus mengingat beberapa hari kemudian tidak ideal.

Umpan balik yang efektif melibatkan apa atau bagaimana sesuatu dilakukan, bukan mengapa.

Bertanya mengapa menanyakan orang tentang pribadi mereka motivasi dan yang memprovokasi pembelaan diri dari orang yang menerima umpan balik. Tanyakan, Apa yang terjadi? Bagaimana itu bisa terjadi? Bagaimana Anda bisa mencegah hasil itu di masa depan? Bagaimana saya bisa melakukan pekerjaan yang lebih baik untuk membantu Anda? Apa yang Anda butuhkan dari saya di masa depan?

Periksa untuk memastikan orang lain memahami apa yang Anda komunikasikan dengan menggunakan umpan balik.

Umpan balik seperti mengajukan pertanyaan kepada karyawan atau mengamati perilaku mereka yang berubah memungkinkan Anda mengetahui bahwa pihak lain memahami apa yang Anda komunikasikan . Tetapkan waktu untuk berkumpul kembali guna membahas apakah umpan balik mengubah kinerja dan apakah tindakan tambahan diperlukan.

Umpan balik yang berhasil adalah sekonsisten mungkin.

Jika tindakan seorang karyawan hebat hari ini, mereka juga hebat besok. jika pelanggaran kebijakan memerlukan tindakan disipliner , itu harus selalu mendapat tindakan disipliner—untuk karyawan ini atau orang lain yang melakukan hal serupa. Pesan campuran tidak menghasilkan apa-apa.

Kiat untuk Memberikan Umpan Balik Paling Efektif

Ketika Anda menyediakan umpan balik kepada karyawan , ingatlah lima tips ini.

  1. Umpan balik dikomunikasikan kepada seseorang atau sekelompok orang mengenai efek perilaku mereka terhadap orang lain, organisasi, pelanggan, atau tim.
  2. Umpan balik positif melibatkan memberi tahu seseorang tentang kinerja yang baik. Buat umpan balik ini tepat waktu, spesifik, dan sering.
  3. Umpan balik yang konstruktif mengingatkan seseorang pada area di mana kinerjanya dapat meningkat. Umpan balik yang membangun bukanlah kritik. Ini deskriptif dan harus selalu diarahkan pada tindakan yang diambil, bukan orangnya. Misalnya, 'Mary, komunikasi Anda selama presentasi Anda terlalu mendalam untuk kebutuhan audiens Anda. Mereka hanya perlu mendengar dasar-dasarnya, dan Anda membagikan semua informasi yang Anda miliki.' Untuk umpan balik yang efektif, Anda tidak akan mengatakan, 'Mary, itu pidato yang panjang dan membosankan.'
  4. Tujuan utama dari umpan balik yang konstruktif adalah untuk membantu orang memahami di mana mereka berdiri dalam kaitannya dengan perilaku kerja yang diharapkan dan/atau produktif .
  5. Pengakuan atas kinerja yang efektif adalah motivator yang kuat. Kebanyakan orang ingin mendapatkan lebih banyak pengakuan, jadi pengakuan mendorong lebih banyak tindakan yang dihargai.