Pencarian Pekerjaan

Keterampilan Penting untuk Pekerjaan Klerikal

Untuk Resume, Surat Pengantar, dan Wawancara

Pekerja administrasi di meja

•••

nadia_bormotova / iStock / Getty Images Plus

Daftar isiMengembangkanDaftar isi

Pekerjaan klerikal memastikan bahwa kantor berjalan dengan lancar dan efisien. Ini melibatkan tugas-tugas administrasi sehari-hari kantor, seperti menjawab telepon, menjadwalkan janji temu, mengirim faks, dan mengarsipkan dokumen.

Keterampilan klerikal dan administrasi berguna bagi hampir semua orang yang bekerja di kantor. Sebagian besar karyawan perlu melakukan setidaknya beberapa pekerjaan administrasi. Oleh karena itu, keterampilan ini penting terlepas dari jabatan resmi Anda. Pegawai kantor dan sekretaris harus memiliki keterampilan administrasi yang kuat. Karyawan di posisi ini melakukan sebagian besar tugas sehari-hari di kantor.

Jenis Pekerjaan Klerikal

Sementara beberapa orang menggunakan jabatan pekerjaan ini secara bergantian, pegawai kantor dan sekretaris berbeda dari asisten administrasi . Asisten administrasi sering membutuhkan gelar sarjana dan diberi lebih banyak tanggung jawab, termasuk menjadi ujung tombak proyek dan terkadang mengelola tim.

Sebaliknya, juru tulis dan sekretaris biasanya tidak memerlukan pendidikan ekstensif di luar gelar sekolah menengah atas (walaupun ada program pendidikan tinggi yang berfokus pada pekerjaan klerikal dan sekretaris). Panitera dan sekretaris mengelola operasi sehari-hari kantor tetapi umumnya tidak memiliki tanggung jawab manajerial.

Panitera dan sekretaris bekerja di berbagai industri, termasuk keuangan, bisnis, kedokteran, pemerintah, dan hukum. Beberapa posisi ini membutuhkan keterampilan khusus. Namun, ada keterampilan dasar yang diperlukan untuk hampir setiap posisi administrasi dan administrasi.

Keterampilan Klerikal Teratas

Daftar di bawah ini menjelaskan keterampilan klerikal yang dicari oleh pemberi kerja pada kandidat untuk pekerjaan. Termasuk adalah daftar rinci dari lima keterampilan administrasi yang paling penting, serta daftar tambahan keterampilan administratif terkait.

Perhatian terhadap detail

Pekerjaan klerikal melibatkan perhatian pada detail kantor sehari-hari—hal-hal yang mungkin diabaikan orang lain—seperti menjawab dan melacak email, melacak janji temu, dan meninjau dokumen. Sebagai juru tulis atau sekretaris, penting untuk fokus pada detail ini dan tidak membiarkan apa pun lolos begitu saja. Misalnya, panitera diharapkan untuk meninjau dokumen untuk setiap kesalahan ketik atau kesalahan sebelum mereka pergi ke pemangku kepentingan.

  • Mendengarkan Aktif
  • analitis
  • Ketekunan
  • Mengidentifikasi risiko
  • Membuat pengaturan perjalanan
  • Pengamatan
  • Organisasi
  • Perencanaan
  • Prioritas
  • Penyelesaian masalah
  • Pemikiran
  • Pencatatan
  • Menjadwalkan janji temu
  • Manajemen waktu
  • Mengetik

Komunikasi

Pekerja administrasi harus memiliki tulisan dan lisan yang kuat kemampuan berkomunikasi dengan atasan, rekan kerja, dan pelanggan. Mereka biasanya akan menjawab telepon, menulis memo, mengirim email, dan menyapa klien dan pelanggan. Mereka harus mampu berbicara dan menulis dengan jelas dan efektif, serta dengan cara yang mudah dipahami. Panitera dan sekretaris berkomunikasi dengan banyak kepribadian berbeda setiap hari, jadi mengetahui cara berkomunikasi secara efektif dengan rekan kerja akan berarti perbedaan antara karir jangka panjang dan karir jangka pendek.

  • Menjawab telepon
  • Komunikasi
  • Korespondensi
  • Pelayanan pelanggan
  • Mendelegasikan
  • Surel
  • Mengirim faks
  • Resepsionis
  • Kemampuan bahasa
  • Mendengarkan
  • Komunikasi lisan
  • Pengoreksian
  • Kerja tim
  • Komunikasi tertulis

Keahlian komputer

Di hari dan usia ini, keahlian komputer sangat penting untuk pekerjaan klerikal apa pun. Panitera dan sekretaris harus menjadi juru ketik yang cepat dan akurat. Mereka juga biasanya diminta untuk melakukan beberapa entri data, jadi mereka harus akrab dengan Microsoft Excel dan perangkat lunak entri data lainnya. Mereka juga harus terbiasa dengan perangkat lunak Microsoft Office lainnya, seperti Word dan PowerPoint. Keterampilan komputer tambahan apa pun, seperti kemampuan mendesain atau mengedit halaman web, akan dianggap sebagai nilai tambah yang besar.

  • Hutang/piutang
  • entri data
  • Manajemen data
  • Visualisasi data
  • Kefasihan basis data
  • Penerbitan desktop
  • Kalender digital (Google, Outlook, dll.)
  • Komunikasi email
  • Microsoft Office
  • mesin kantor
  • Spreadsheet
  • Mengetik
  • Pengolah kata

berhitung

Pekerjaan administrasi melibatkan berhitung, yang membutuhkan keterampilan matematika dasar untuk memahami informasi numerik. Beberapa juru tulis bertanggung jawab, sampai tingkat tertentu, pembukuan dan/atau akuntansi untuk sebuah perusahaan, di antara tugas-tugas numerik lainnya. Panitera yang mampu menjalankan fungsi-fungsi ini dengan cepat dan efisien akan berkembang dalam peran-peran ini. Jika Anda bukan ahli matematika yang hebat, jangan khawatir. Pastikan untuk memiliki keterampilan matematika dasar dan berpikir analitis .

  • Akuntansi
  • Ketepatan
  • Hitung
  • Perhitungan
  • Penagihan
  • Pembukuan
  • penganggaran
  • Analisis data
  • Perkiraan
  • Pengeluaran
  • Berpikir logis
  • Informasi pengorganisasian
  • Spreadsheet
  • Teknologi
  • Memahami tren
  • Timbang opsi yang berbeda

Organisasi

Panitera dan sekretaris harus diatur karena mereka bertugas memastikan kantor berjalan lancar. Tugas mereka akan melibatkan melacak jadwal majikan, menjawab email dan panggilan telepon, dan memelihara file.

Memiliki keterampilan organisasi yang kuat akan memungkinkan Anda untuk melakukan tugas-tugas ini secara efektif. Akan sangat membantu untuk mencatat area di mana Anda diatur dan apa yang harus Anda kerjakan. Misalnya, menuliskan tugas dan hal-hal yang perlu diingat pada catatan tempel adalah cara untuk memastikan tidak ada yang terlewatkan.

  • Penilaian
  • Kolaborasi
  • Pengambilan keputusan
  • Delegasi
  • Mengirim surat
  • mendokumentasikan
  • Efisien
  • pengarsipan
  • Pengelolaan
  • Multitasking
  • Manajemen kantor
  • Kelalaian
  • Fotokopi dan susun
  • Organisasi fisik
  • Perencanaan
  • Memprioritaskan
  • Pencatatan
  • Penyortiran
  • Manajemen waktu

Penyelesaian masalah

Menjadi pemecah masalah yang kuat adalah kunci untuk secara efektif menjalankan fungsi klerikal dan masalah yang muncul. Bergantung pada ruang lingkup peran Anda, Anda harus menyelesaikan masalah dengan pelanggan, di antara rekan kerja, atau gangguan teknis. Melakukannya tepat waktu sambil tetap tenang di bawah tekanan akan memastikan hasil terbaik setiap saat.

  • Mendengarkan secara aktif
  • Kemampuan beradaptasi
  • Menganalisa
  • Komunikasi
  • Berpikir kreatif
  • Berpikir kritis
  • Keluhan pelanggan
  • Pengambilan keputusan
  • Mendelegasikan
  • Keterampilan emosional
  • antar pribadi
  • Keberanian
  • Ketangguhan
  • Manajemen risiko
  • Pemecahan masalah teknis

Kecerdasan

Sebagai pegawai, kemampuan beradaptasi akan membantu Anda berkembang di lingkungan yang serba cepat. Anda diharapkan untuk menyelesaikan pekerjaan selama masa perubahan dan menjadi sumber yang dapat diandalkan untuk rekan kerja Anda. Melakukannya secara efektif akan membutuhkan berbagai keterampilan, mulai dari multitasking dan berpikir kritis hingga berpikiran terbuka. Mungkin ada beberapa kasus di mana atasan atau atasan Anda tidak dapat membantu Anda dalam pemecahan masalah. Jika Anda memiliki kemampuan untuk bekerja secara mandiri di bawah tekanan, Anda akan menjadi karyawan yang menonjol.

  • Ketajaman administratif
  • Berpikir kreatif
  • Fleksibilitas
  • Menangani pertanyaan
  • Kemerdekaan
  • Memonitor inventaris kantor
  • Multitasking
  • Keterbukaan pikiran
  • Kegigihan
  • Fotokopi/scan
  • proaktif
  • Penyelesaian masalah
  • Riset
  • Disiplin diri

Soft Skill Penting

Selain lima keterampilan klerikal teratas ini, pekerja kantoran terbaik juga memiliki keterampilan lunak yang seringkali merupakan ciri kepribadian bawaan daripada kompetensi yang dipelajari.

Ini termasuk keterampilan interpersonal yang kuat, kerja tim , fleksibilitas, ketergantungan, kemampuan beradaptasi, dan kreativitas. Mereka adalah karakteristik penting bagi manajer kantor, resepsionis , asisten pribadi, asisten kantor , dan asisten eksekutif .

Takeaways Kunci

BACA DESKRIPSI PEKERJAAN DENGAN SEKSAMA: Setiap pekerjaan akan membutuhkan keterampilan dan pengalaman yang berbeda, jadi fokuslah pada keterampilan yang dicantumkan oleh pemberi kerja. Anda dapat meninjau daftar kami yang lain dari keterampilan yang terdaftar berdasarkan pekerjaan dan oleh jenis keterampilan .

GUNAKAN KATA KUNCI DI RESUME ANDA: Pengusaha menggunakan sistem pelacakan pelamar untuk mencari tertentu kata kunci , jadi resume yang menggabungkannya akan lebih mungkin dipilih untuk ditinjau lebih lanjut.

TAMBAHKAN KATA KUNCI KE SURAT SAMPUL ANDA: Di tubuhmu sampul surat , coba sebutkan satu atau dua keterampilan ini, dan berikan contoh spesifik saat Anda mendemonstrasikannya di tempat kerja.

SEBUTKAN KATA-KATA KETERAMPILAN DALAM WAWANCARA: Pastikan Anda memiliki setidaknya satu contoh saat Anda mendemonstrasikan masing-masing dari lima keterampilan teratas yang tercantum di sini untuk Anda wawancara .

Sumber Artikel

  1. O * BERSIH. ' Pengetahuan - Klerikal ,' Diakses pada 12 November 2019.

  2. Biro Statistik Tenaga Kerja. ' Apa yang Petugas Informasi Lakukan? ,' Diakses pada 12 November 2019.

  3. Biro Statistik Tenaga Kerja. ' Bagaimana Menjadi Petugas Informasi ,' Diakses pada 12 November 2019.

  4. Biro Statistik Tenaga Kerja. ' Petugas Informasi - Lingkungan Kerja ,' Diakses pada 12 November 2019.