Mengapa, Kapan, dan Bagaimana Mengembangkan Kebijakan Perusahaan
Menyeimbangkan antara terlalu banyak dan terlalu sedikit kebijakan
••• Gambar Pahlawan / Gambar Getty
Kebijakan dan prosedur perusahaan memastikan tempat kerja yang aman, terorganisir, ramah, memberdayakan, dan tidak diskriminatif. Kebijakan melindungi karyawan dari lingkungan pilih kasih dan perlakuan tidak adil yang bebas untuk semua. Berhati-hatilah untuk tidak membuat kebijakan untuk setiap kemungkinan, karena manajemen tidak akan memiliki kebebasan untuk memenuhi kebutuhan individu karyawan. Kelimpahan kebijakan meningkatkan kemungkinan bahwa manajer akan menerapkannya secara tidak adil dan tidak adil.
Anda dapat mencapai keseimbangan yang sehat. Dalam sebagian besar situasi, jika Anda secara langsung menangani karyawan yang berperilaku tidak sesuai dengan tempat kerja Anda, Anda mungkin tidak perlu mengembangkan kebijakan perusahaan yang baru.
Pedoman Kebijakan
Pertimbangkan untuk membuat kebijakan dalam situasi berikut:
- Kebingungan tentang cara yang paling tepat untuk berperilaku ( kode berpakaian , surel, kebijakan internet , atau penggunaan ponsel cerdas )
- Panduan untuk menangani situasi umum (standar perilaku, pengeluaran perjalanan, atau pembelian barang dagangan perusahaan)
- Perlindungan hukum bagi perusahaan (head off charge of gangguan atau perekrutan yang diskriminatif dan promosi )
- Kepatuhan terhadap undang-undang dan lembaga pemerintah (Undang-Undang Cuti Keluarga dan Medis, Undang-Undang Penyandang Disabilitas Amerika, Komisi Kesempatan Kerja Setara, atau upah minimum )
- Menetapkan standar, aturan, dan regulasi kerja yang konsisten ( disiplin progresif , peraturan keselamatan, istirahat , atau aturan merokok)
- Memberikan perlakuan yang konsisten dan adil bagi karyawan (kelayakan tunjangan, cuti berbayar, bantuan biaya kuliah , waktu berkabung , atau tugas juri )
Mungkin ada alasan lain untuk mengembangkan kebijakan, tetapi jangan biarkan perilaku buruk seorang karyawan memaksa penerapan kebijakan yang akan memengaruhi orang lain.
Mengartikulasikan Tujuan Kebijakan
Setelah Anda menentukan kebijakan yang diperlukan, dokumentasikan secara tertulis tujuan Anda untuk membuat kebijakan. Jika memungkinkan, beri tahu karyawan mengapa Anda menerapkan kebijakan tersebut. Cantumkan detail yang cukup untuk memperjelas posisi perusahaan, tetapi jangan mencoba untuk menutupi setiap situasi potensial.
Jaga agar kebijakan tetap pendek dan sederhana jika memungkinkan. Beberapa kebijakan tentang bidang hukum—seperti pendekatan perusahaan terhadap Undang-undang Cuti Keluarga dan Medis , diskriminasi atau investigasi pengaduan, atau sistem disiplin progresif—mungkin perlu panjang dan komprehensif.
Mengumpulkan informasi
Periksa contoh kebijakan . Anda mungkin tidak menemukan kecocokan yang tepat untuk keadaan, bahasa, dan budaya perusahaan Anda, tetapi Anda dapat menggunakannya sebagai titik awal. Anda tidak harus memulai dari awal.
Itu Masyarakat untuk Manajemen Sumber Daya Manusia (SHRM) memberikan contoh kebijakan bagi para anggotanya. Sumber lain adalah pengacara hukum ketenagakerjaan Anda. Firma hukum biasanya menulis kebijakan umum yang dapat disesuaikan klien mereka setiap kali undang-undang yang relevan disahkan atau Departemen Tenaga Kerja AS mengeluarkan aturan baru.
Kembangkan, Tulis, dan Tinjau Kebijakan
Tulis kebijakan menggunakan kata-kata dan konsep sederhana. Bicaralah langsung dengan karyawan yang akan membaca, menegakkan, dan menjalankan kebijakan tersebut.
Setelah setiap paragraf, tanyakan pada diri Anda pertanyaan 'bagaimana-jika' untuk memastikan kebijakan tersebut mencakup dasar-dasar dan pengecualian serta pertanyaan normal. Namun, jangan terobsesi dengan hal ini; tidak ada polis yang akan mencakup setiap kemungkinan kontinjensi.
Pilih sekelompok karyawan percontohan untuk membaca kebijakan dan mengajukan pertanyaan untuk menentukan apakah karyawan dapat memahami dan mengikutinya. Sesuaikan berdasarkan umpan balik.
Dapatkan Dukungan Manajemen dan Tinjauan Hukum
Tinjau kebijakan dengan manajer yang harus mengikutinya untuk mendapatkan dukungan dan kepemilikan mereka terhadap kebijakan . Kemungkinan proses ini dimulai ketika Anda mengidentifikasi kebutuhan, tetapi dukungan manajemen sangat penting untuk implementasi. Ini juga merupakan ide yang baik untuk menunjukkan kepada pengacara Anda untuk menghindari tantangan hukum di jalan.
Menerapkan Kebijakan
Distribusikan dan tinjau kebijakan baru tersebut kepada karyawan dalam kelompok kecil, individu, atau dalam rapat di seluruh perusahaan, tergantung pada apakah kebijakan tersebut kontroversial dan seberapa mudahnya untuk dipahami. Beri karyawan kesempatan untuk bertanya.
Berikan salinan kebijakan tersebut kepada karyawan dan minta mereka untuk menandatangani bahwa mereka telah menerima dan memahaminya. Mereka harus menyimpan salinan untuk file mereka sendiri.
Contoh Pernyataan Penandatanganan Kebijakan
Saya menyatakan menerima dan memahami kebijakan [Perusahaan Anda]. Kebijakan ini berlaku [Tanggal] hingga pemberitahuan lebih lanjut.
______________________________________________________
Tanda tangan karyawan
______________________________________________________
Nama Karyawan (Mohon Cetak)
________________________________
Tanggal
Putuskan Bagaimana Mengkomunikasikan Kebijakan di Masa Depan
Sertakan kebijakan dalam buku pegangan karyawan . Anda mungkin juga ingin polis menjadi bagian dari orientasi karyawan baru . Beberapa perusahaan menempatkan kebijakan di intranet mereka atau di folder kebijakan di drive umum jaringan komputer. Tentukan apakah Anda ingin mendistribusikan kebijakan dengan metode tambahan juga.
Beri tanggal dan arsipkan semua kebijakan sebelumnya yang diganti dengan yang ini. Anda mungkin membutuhkannya untuk tujuan hukum atau referensi.
Menafsirkan dan Mengintegrasikan Kebijakan
Penerapan kebijakan dan praktik kerja Anda akan menentukan makna sebenarnya dari kebijakan tersebut. Ingatlah untuk konsisten dan adil saat Anda menafsirkan kebijakan dari waktu ke waktu. Jika Anda menemukan praktik Anda berbeda dari kebijakan tertulis, tinjau dan tulis ulang kebijakan tersebut sesuai kebutuhan.