Orientasi Karyawan: Mempertahankan Karyawan Baru

Mengapa orientasi adalah kunci untuk mempertahankan karyawan baru?

••• PeopleImages / Getty Images

Mengorientasikan karyawan ke tempat kerja dan pekerjaan mereka adalah salah satu fungsi yang paling diabaikan di banyak organisasi. Sebuah buku pegangan karyawan dan tumpukan dokumen tidak cukup lagi untuk menyambut karyawan baru di organisasi Anda .

Keluhan yang paling sering tentang karyawan baru orientasi apakah itu berlebihan, membosankan, atau bahwa karyawan baru dibiarkan tenggelam atau berenang. Karyawan merasa seolah-olah organisasi membuang terlalu banyak informasi tentang mereka yang seharusnya mereka pahami dan terapkan dalam jangka waktu yang terlalu singkat.

Akibatnya seringkali karyawan baru yang kebingungan tidak seproduktif yang dia bisa. Dia juga lebih mungkin untuk meninggalkan organisasi dalam waktu satu tahun. Hal ini mahal untuk majikan dan karyawan. Kalikan ini dengan jumlah karyawan yang Anda pekerjakan setiap tahun, dan biaya omset menjadi signifikan .

Dengan krisis tenaga kerja yang sedang berlangsung, mengembangkan pengalaman orientasi karyawan yang efektif terus menjadi penting. Sangat penting bahwa program perekrutan baru direncanakan dengan hati-hati untuk mendidik karyawan tentang organisasi nilai-nilai dan sejarah dan tentang siapa adalah siapa dalam organisasi.

Program orientasi yang dipikirkan dengan matang, baik yang berlangsung satu hari atau enam bulan, akan membantu tidak hanya dalam retensi karyawan tetapi juga dalam peningkatan produktivitas karyawan. Organisasi yang memiliki program orientasi yang baik membuat orang baru lebih cepat berkembang, memiliki keselarasan yang lebih baik antara apa yang dilakukan karyawan dan apa yang dibutuhkan organisasi untuk mereka lakukan, dan memiliki tingkat turnover yang lebih rendah .

Tujuan Orientasi

Pengusaha harus menyadari bahwa orientasi bukan hanya sikap baik yang dilakukan oleh organisasi. Ini berfungsi sebagai elemen penting dari penyambutan karyawan baru dan integrasi organisasi.

Untuk Mengurangi Biaya Startup
Orientasi yang tepat dapat membantu karyawan mencapai kecepatan lebih cepat, sehingga mengurangi biaya yang terkait dengan mempelajari pekerjaan.

Untuk Mengurangi Kecemasan
Setiap karyawan, ketika dimasukkan ke dalam situasi baru yang aneh, akan mengalami kecemasan yang dapat menghambat kemampuannya untuk belajar melakukan pekerjaan. Orientasi yang tepat membantu mengurangi kecemasan akibat memasuki situasi yang tidak diketahui dan membantu memberikan pedoman perilaku dan perilaku, sehingga karyawan tidak perlu mengalami stres menebak-nebak.

Untuk Mengurangi Perputaran Karyawan
pergantian karyawan meningkat karena karyawan merasa mereka tidak dihargai atau ditempatkan pada posisi di mana mereka tidak mungkin melakukan pekerjaan mereka. Orientasi menunjukkan bahwa organisasi menghargai karyawan, dan membantu menyediakan alat yang diperlukan untuk berhasil dalam pekerjaan.

Untuk Menghemat Waktu bagi Supervisor
Sederhananya, semakin baik orientasi awal, semakin kecil kemungkinan supervisor dan rekan kerja harus meluangkan waktu mengajar karyawan . Anda dapat secara efektif dan efisien membahas semua hal tentang perusahaan, departemen, lingkungan kerja, dan budaya selama orientasi. Manajer dan rekan kerja kemudian hanya perlu memperkuat konsep-konsep ini.

Untuk Mengembangkan Harapan Kerja yang Realistis, Sikap Positif, dan Kepuasan Kerja
Adalah penting bahwa karyawan belajar sesegera mungkin apa yang diharapkan dari mereka, dan apa yang diharapkan dari orang lain, selain belajar tentang nilai-nilai dan sikap organisasi.
Sementara orang dapat belajar dari pengalaman, mereka akan membuat banyak kesalahan yang tidak perlu dan berpotensi merusak. Alasan utama program orientasi gagal: Program tidak direncanakan; karyawan tidak mengetahui persyaratan pekerjaan; karyawan tidak merasa diterima.

Orientasi karyawan itu penting—orientasi memberikan banyak manfaat, dan Anda dapat menggunakan umpan balik dari karyawan yang berpartisipasi untuk menjadikan orientasi Anda lebih baik.

Semua karyawan baru harus menyelesaikan program orientasi karyawan baru yang dirancang untuk membantu mereka menyesuaikan diri dengan pekerjaan dan lingkungan kerja mereka serta menanamkan sikap dan motivasi kerja yang positif sejak awal.

Program orientasi karyawan baru yang bijaksana dapat mengurangi pergantian dan menghemat ribuan dolar organisasi. Salah satu alasan orang berganti pekerjaan adalah karena mereka tidak pernah merasa diterima atau menjadi bagian dari organisasi tempat mereka bergabung.

Apa yang Perlu Anda Sertakan dalam Prosesnya?

Prinsip yang paling penting untuk disampaikan selama orientasi adalah komitmen Anda untuk perbaikan terus-menerus dan pembelajaran terus-menerus. Dengan begitu, karyawan baru menjadi nyaman dengan mengajukan pertanyaan untuk memperoleh informasi yang mereka butuhkan untuk belajar, memecahkan masalah dan membuat keputusan .

Proses orientasi yang dipikirkan dengan matang membutuhkan energi, waktu, dan komitmen. Namun, biasanya terbayar untuk karyawan individu, departemen, dan organisasi. Salah satu contohnya adalah keberhasilan Mecklenburg County (North Carolina) dalam memperbaiki program orientasi karyawannya.

Majikan ingin memenuhi kredo karyawannya sebagai sumber daya terbesar organisasi. Pada tahun 1996, sebagai bagian dari inisiatif yang lebih besar untuk mendesain ulang layanan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, staf Departemen Sumber Daya Manusia Kabupaten Mecklenburg membuat keputusan yang cerdas. Mereka memandang karyawan baru sebagai bagian dari basis pelanggan mereka dan bertanya kepada pelanggan apa yang mereka inginkan.

Karyawan ditanya apa yang mereka inginkan dan butuhkan dari orientasi. Mereka juga ditanya apa yang mereka suka dan tidak suka tentang orientasi. Karyawan baru ditanya apa yang ingin mereka ketahui tentang organisasi. Selain itu, manajer senior organisasi ditanyai apa yang mereka yakini penting untuk dipelajari karyawan saat bergabung dengan penggajian daerah.

Menggunakan umpan balik yang dikumpulkan dari karyawan, staf pelatihan SDM Mecklenburg pertama kali menyadari bahwa memenuhi kebutuhan karyawan membutuhkan sesi pelatihan lebih dari setengah hari. Mempercayai umpan balik karyawan, para pelatih membuat orientasi satu hari yang memberi karyawan apa yang mereka katakan mereka inginkan dan apa yang menurut manajemen senior perlu diketahui karyawan.

Pada dasarnya, campuran orientasi sekarang mencakup topik yang kurang menarik seperti W-2 dan berbagai kebijakan dan prosedur , tetapi juga mencakup detail yang membuat karyawan mengetahui sesuatu tentang organisasi.

Butuh lebih banyak tentang bagaimana merencanakan orientasi karyawan yang bermanfaat dan menyenangkan?

Pertanyaan Perencanaan Utama

Profesional Sumber Daya Manusia dan manajer lini pertama-tama perlu mempertimbangkan pertanyaan kunci perencanaan orientasi karyawan baru sebelum menerapkan atau memperbaiki program saat ini. Ini adalah pertanyaan kunci untuk ditanyakan.

• Hal-hal apa yang perlu diketahui karyawan baru tentang lingkungan kerja ini yang akan membuat mereka lebih nyaman?
• Kesan dan dampak apa yang ingin Anda miliki di hari pertama karyawan baru?
• Kebijakan dan prosedur utama apa yang harus diperhatikan karyawan pada hari pertama untuk menghindari kesalahan pada hari kedua? Berkonsentrasi pada isu-isu penting.
• Hal khusus apa (meja, area kerja, peralatan, instruksi khusus) yang dapat Anda berikan untuk membuat karyawan baru merasa nyaman, diterima, dan aman?
• Pengalaman positif apa yang dapat Anda berikan kepada karyawan baru yang dapat dia diskusikan dengan keluarganya di akhir hari pertama kerja? Pengalaman harus menjadi sesuatu yang membuat karyawan baru merasa dihargai oleh organisasi.
• Bagaimana Anda dapat membantu penyelia karyawan baru tersedia bagi karyawan baru pada hari pertama untuk memberikan perhatian pribadi dan untuk menyampaikan pesan yang jelas bahwa karyawan baru merupakan tambahan penting bagi tim kerja?

Bagaimana Menempatkan Langkah Terbaik Anda untuk Karyawan Baru

Karena kesan pertama sangat penting, berikut adalah beberapa tip untuk mengedepankan yang terbaik. Bersenang-senanglah. Berkonsentrasi hanya pada topik yang sangat penting dari buku pegangan. Mainkan beberapa permainan—ini dapat membantu orang belajar. Permainan meliputi:

Pertandingan Foto: setelah tur. Setiap karyawan diberikan foto karyawan lain dan daftar nama. Tujuannya adalah untuk mencocokkan nama dengan wajah.

Perburuan Tanda Tangan: Saat karyawan berkeliling di fasilitas, berikan mereka selembar kertas dengan nama beberapa rekanan yang akan mereka temui. Mereka kemudian diminta untuk mendapatkan tanda tangan dari orang yang mereka temui. Karyawan yang mendapatkan tanda tangan paling banyak dari berbagai rekan kerja baru mendapat hadiah.

Permainan lain yang berkaitan dengan apa yang dipelajari karyawan selama orientasi juga merupakan jaminan efektif bahwa orientasi berhasil.

Langkah-Langkah Menyambut Karyawan Baru

• Mulailah prosesnya sebelum orang baru mulai bekerja. Kirim agenda ke rekan baru dengan surat penawaran sehingga karyawan tahu apa yang diharapkan. Tetap berhubungan setelah dia menerima posisi untuk menjawab pertanyaan. Pastikan area kerja orang baru sudah siap untuk hari pertama kerja.
• Pastikan bahwa rekan kerja kunci tahu karyawan mulai dan dorong mereka untuk datang untuk menyapa 'halo' sebelum orientasi dimulai. Surat selamat datang karyawan baru dengan agenda memungkinkan rekan kerja untuk tetap berhubungan dengan karyawan baru dan jadwalnya.
• Menetapkan mentor atau teman , untuk menunjukkan orang baru di sekitar, membuat perkenalan, dan memulai pelatihan. Biarkan mentor memiliki pemberitahuan yang cukup sehingga mereka dapat melakukan persiapan. Itu hubungan mentoring harus terus berlanjut selama 90 hari dan dapat berlanjut lebih lama jika pasangan membuat koneksi yang bagus. Banyak hubungan berlangsung selama bertahun-tahun dan bahkan dapat berubah menjadi sponsor.
• Mulailah dengan dasar-dasar. Orang menjadi produktif lebih cepat jika mereka memiliki dasar yang kuat dalam pengetahuan dasar yang mereka butuhkan untuk memahami pekerjaan mereka. Fokus pada mengapa, kapan, di mana, dan bagaimana posisi sebelum mengharapkan mereka untuk menangani tugas atau proyek besar. Jangan membanjiri mereka dengan terlalu banyak informasi.
• Berikan contoh tentang cara mengisi formulir dan deskripsi pekerjaan orang tersebut dengan paket orientasi.
• Bersenang-senanglah. Berkonsentrasi hanya pada topik yang sangat penting dari buku pegangan. Mainkan beberapa permainan—ini dapat membantu orang belajar.
• Berikan daftar FAQ dengan contact person, dan nomor telepon atau ekstensi.
• Rencanakan untuk mengajak karyawan baru makan siang, atau minta orang lain untuk bergabung dengan karyawan baru di ruang makan siang atau di ruang konferensi dengan anggota departemen lainnya. Hari pertama bekerja bukanlah hari untuk meninggalkan karyawan baru sendirian saat makan siang.
• Ini adalah saat yang tepat bagi supervisor untuk mengajak karyawan makan siang, termasuk rekan kerja lainnya, dan memastikan karyawan merasa nyaman. Ini juga merupakan lingkungan yang sangat baik di mana karyawan dapat mengenal satu sama lain dan rekan kerja baru.
• Ingatlah keluarga orang baru itu. Pekerjaan baru berarti penyesuaian bagi seluruh keluarga, terutama jika mereka telah pindah. Lakukan apa yang Anda bisa untuk memudahkan transisi dan membantu mereka merasa nyaman di komunitas.
• Mintalah umpan balik. Cari tahu dari mantan karyawan baru bagaimana mereka memandang proses orientasi, dan jangan takut untuk membuat perubahan berdasarkan rekomendasi tersebut. Anda dapat mengirim evaluasi dua hingga empat minggu setelah karyawan tersebut mulai bekerja, dan tanyakan: Sekarang setelah Anda bekerja di perusahaan untuk beberapa saat, apakah orientasi karyawan baru memenuhi kebutuhan Anda?
  Setelah karyawan tersebut bekerja untuk Anda untuk sementara waktu, dan dia mengetahui apa yang seharusnya dia pelajari tetapi tidak pada orientasi. Di Mecklenburg County, setelah proses desain ulang mereka, salah satu pelatih, Allyson Birbiglia berkata, 'Kami menyadari bahwa kami harus terus meningkatkan orientasi untuk memenuhi kebutuhan pelanggan yang terus berubah. Apa yang berhasil sekarang mungkin tidak melayani karyawan kita dengan baik bulan depan atau tahun depan.'

Program orientasi yang efektif—atau kekurangannya—akan membuat perbedaan yang signifikan dalam seberapa cepat seorang karyawan baru menjadi produktif dan memiliki dampak jangka panjang lainnya pada organisasi Anda. Akhir dari hari pertama, akhir minggu pertama, akhir setiap hari dalam pekerjaan Anda, sama pentingnya dengan awalnya.

Bantu karyawan Anda merasa bahwa Anda ingin mereka kembali keesokan harinya, dan berikutnya, dan berikutnya.

-------------------------------------------------- --------

Dr Judith Brown adalah Manajer Program untuk Kebijakan dan Manajemen Kinerja di Intelijen Angkatan Laut.