Tips untuk Menolak Permintaan Referensi

•••

Kelvin Murray / Getty Images

Apa yang dapat Anda lakukan jika Anda diminta untuk menulis surat rekomendasi atau untuk memberikan referensi untuk seseorang yang tidak ingin Anda rekomendasikan? Mungkin Anda tidak terkesan dengan keterampilan kerja, kerja tim, atau etos kerja orang tersebut. Mungkin Anda tidak cukup mengenal mereka untuk menggambarkan kinerja kerja mereka secara efektif.

Bagaimanapun, lebih baik menolak permintaan daripada mendukung seseorang jika Anda tidak nyaman memberikan rekomendasi.

Anda Memiliki Hak untuk Menolak Permintaan Referensi

Tidak pernah ada kewajiban untuk memberikan referensi kepada seseorang. Anda dapat dengan sopan dan diplomatis menolak permintaan tersebut tanpa menyinggung perasaan orang yang meminta Anda. Triknya adalah melakukannya tanpa membuat penolakan Anda terdengar seperti kritik pribadi atau penolakan profesional.

Berikut adalah dua contoh:

Apa yang Harus Dikatakan Jika Anda Tidak Mengenal Orang Itu Dengan Baik: 'Maaf, tapi saya rasa saya tidak cukup mengenal Anda (atau tidak cukup lama bekerja dengan Anda) untuk memberi Anda rekomendasi yang akurat dan menyeluruh.'

Apa yang Harus Dikatakan Jika Anda Mengenal Orangnya: 'Saya tidak merasa saya akan menjadi orang terbaik untuk menulis rekomendasi kepada Anda,' dan mungkin memberikan saran untuk ditanyakan orang lain.

Lebih Banyak Tips untuk Menolak Permintaan Referensi

Berikut adalah lebih banyak tip tentang bagaimana mengatakan tidak secara profesional:

Jangan merasa buruk untuk mengatakan tidak: Terkadang sulit menemukan cara untuk menolak permintaan tersebut dengan sopan, tetapi Anda akan menghargai keterusterangan jika seseorang yang Anda minta rekomendasinya memilih untuk menolak. Lebih baik tidak memberikan rekomendasi sama sekali daripada memberikan rekomendasi yang plin-plan. Manajer perekrutan mana pun akan memahami kurangnya antusiasme dalam referensi.
Jangan menunggu: Ketika Anda perlu menolak permintaan rekomendasi, cobalah untuk melakukannya sesegera mungkin. Mungkin tergoda untuk menundanya—tidak ada yang suka harus mengecewakan seseorang. Tetapi menunda lebih kejam daripada merespons dengan segera, bahkan jika mereka tidak menyukai apa yang Anda katakan. Anda harus memberi orang tersebut waktu sebanyak mungkin untuk menyusun referensi alternatif jika Anda tidak dapat memberikannya.

Bersikap ramah: Lebih baik menolak permintaan daripada menulis dukungan yang suam-suam kuku, tetapi itu tidak berarti Anda harus bersikap kasar atau terlalu kritis dalam tanggapan Anda. Tidak perlu membuat interaksi lebih negatif dari yang seharusnya. Selain itu, sebagian besar industri adalah dunia kecil. Anda tidak pernah tahu kapan Anda mungkin bertemu dengan orang itu lagi suatu hari nanti di pekerjaan masa depan.
Menjadi positif: Jika Anda bisa, sertakan beberapa umpan balik positif. Tawarkan bantuan dengan cara lain; mungkin Anda bisa memberikan beberapa saran pencarian kerja untuk industri target mereka , atau merekomendasikan kenalan bersama yang akan menjadi orang yang lebih tepat untuk mendukung mereka.

Tetap singkat: Pesan yang perlu Anda sampaikan singkat—karena alasan tertentu, Anda tidak dapat memberikan referensi. Beberapa paragraf sudah lebih dari cukup untuk menyampaikan apa yang perlu Anda katakan.
Selalu gunakan pernyataan 'saya': Katakanlah saya merasa bahwa saya tidak cukup mengenal Anda, alih-alih, Anda tidak memberi banyak kesan pada saya. Mempertahankan dialog yang penuh hormat dan dewasa akan membuat penolakan yang sulit terhadap referensi menjadi tidak terlalu menyakitkan.

Ketika Kebijakan Sumber Daya Manusia Melarang Surat Referensi

Kecenderungan yang berkembang adalah bagi perusahaan untuk menetapkan kebijakan yang melarang pemberian referensi dan rekomendasi . Kebijakan tanpa referensi ini dikembangkan karena banyaknya kasus di mana karyawan menuntut majikan karena memberikan referensi negatif kepada mereka. Tanyakan kepada departemen Sumber Daya Manusia organisasi Anda untuk menentukan apakah kebijakan semacam itu diterapkan.

Apa yang Harus Dikatakan Ketika Referensi Dilarang

Apa yang harus dikatakan: 'Perusahaan tidak mengizinkan saya untuk memberikan referensi apa pun. Saya hanya dapat mengonfirmasi jabatan, tanggal pekerjaan, dan riwayat gaji Anda. Jadi itu akan menjadi kepentingan terbaik Anda untuk menemukan orang lain untuk memberikan referensi. '

Contoh Surat Penolakan Permintaan Rekomendasi

Contoh surat dan pesan email ini adalah model untuk menolak permintaan. Seperti biasa, sesuaikan mereka agar sesuai dengan situasi Anda:

Contoh 1

Elizabeth Waters
2022 Commerce Street, Ste. 3
Tepi Laut, MA 02190
555-765-4321
ewaters@email.com

23 Juli 2021

Joe Smith
37 Chestnut Street, Apartemen B
Birmingham, MA 02192

Bapak Smith yang terhormat,

Saya senang mendengar Anda tertarik untuk bekerja di industri penerbitan. Saya tidak merasa bahwa saya bekerja dengan Anda cukup lama untuk menulis surat referensi yang akurat untuk pencarian pekerjaan Anda.

Namun, jika Anda memiliki pertanyaan tentang pencarian pekerjaan di industri penerbitan, saya akan dengan senang hati menjawabnya.

Sungguh-sungguh,

Tanda tangan (surat hardcopy)

Elizabeth Waters

Mengembangkan

Contoh #2

Daniel Bruno
34 Jalan Oak
Pemandangan Laut, NY 11732
555-123-4567
saya@danielbruno.com

8 Juli 2021

Terry Johnson
12 Jalan Utama, Apt. 3
Pemandangan Laut, NY 11732

Ibu Johnson yang terhormat,

Saya senang mendengar bahwa Anda melamar posisi penjualan di Perusahaan XYZ. Sayangnya, karena saya belum memiliki kesempatan untuk mengamati pekerjaan Anda di bidang ini, saya tidak dapat menawarkan kekuatan dukungan yang dapat dilakukan oleh salah satu rekan dekat Anda.

Semoga sukses dalam usaha baru Anda.

Sungguh-sungguh,

Tanda tangan (surat hardcopy)

Daniel Bruno

Mengembangkan

Contoh #3

Nancy Wallis
15 Pesisir Jalan.
Los Angeles, California 90001
555-987-6543
nancy.wallis@email.com

3 Februari 2021

Joe Hitam
34 Jalan Cerah
Los Angeles, California 90001

Tuan Hitam yang terhormat,

Saya menerima permintaan Anda untuk surat rekomendasi. Saya percaya bahwa Anda akan lebih baik menggunakan referensi yang lebih akrab dengan kursus Anda di bidang yang terkait dengan posisi TI di Sistem ABC daripada saya.

Saya senang memberikan referensi karakter umum, tetapi saya tidak akan dapat berbicara langsung dengan kualifikasi Anda untuk posisi ini.

Salam,

Tanda tangan (surat hardcopy)

Nancy Wallis

Mengembangkan