Keterampilan & Kata Kunci

Keterampilan Administratif Penting yang Dinilai oleh Pengusaha

Asisten administrasi di telepon

••• x-reflexnaja / iStock / Getty Images Plus

Daftar isiMengembangkanDaftar isi

Kandidat pekerjaan dengan kuat keterampilan administrasi permintaan tinggi untuk pekerjaan di hampir setiap industri.

Orang-orang dengan keterampilan ini membantu mempertahankan kantor yang berjalan dengan lancar sambil mendukung upaya penyelia dan pemangku kepentingan mereka. Tanpa mereka, sebuah perusahaan dapat dengan cepat berubah menjadi kacau, menghambat produktivitas dan mengakibatkan karyawan tidak bahagia. Individu dalam posisi administratif harus mampu menangani banyak bagian yang bergerak dan situasi yang menantang sekaligus.

Jika Anda ingin membuka diri untuk kenaikan gaji dan promosi, adalah bijaksana untuk mengembangkan keterampilan administratif yang luar biasa.

Apa Itu Keterampilan Administratif?

Keterampilan administrasi adalah keterampilan yang terkait dengan menjalankan bisnis atau mengatur kantor, dan dibutuhkan untuk berbagai pekerjaan, mulai dari asisten kantor hingga sekretaris hingga manajer kantor.

Karyawan di hampir setiap industri dan perusahaan membutuhkan keterampilan administrasi yang kuat. Keterampilan ini sangat dapat dipindahtangankan , artinya kemampuan yang sama yang digunakan di perusahaan yang berspesialisasi dalam real estat akan relevan dan juga dibutuhkan di perusahaan teknologi.

Orang dengan keterampilan administratif menawarkan dukungan yang memungkinkan perusahaan berhasil dalam misi inti mereka, baik itu melayani klien atau menjual widget. Keterampilan teknis, seperti kemampuan untuk menggunakan program seperti Microsoft Office, penting dalam pekerjaan administratif. Tapi begitu juga keterampilan lunak , seperti kemampuan komunikasi dan organisasi.

Jenis Keterampilan Administratif

Keterampilan Administrasi Penting

Keseimbangan

Lihatlah daftar keterampilan administratif penting berikut yang dicari sebagian besar pemberi kerja pada kandidat. Ini juga mencakup subdaftar keterampilan administratif terkait.

Kembangkan keterampilan ini dan tekankan dalam lamaran pekerjaan, resume, surat lamaran, dan wawancara. Menunjukkan bahwa Anda memiliki keterampilan khusus yang dicari perusahaan akan membantu Anda dipekerjakan dan dipromosikan.

Komunikasi

Komunikasi lisan

Komunikasi adalah administrasi kritis keterampilan lunak . Karyawan administrasi sering kali harus berinteraksi dengan pemberi kerja, staf, dan klien, baik secara langsung atau melalui telepon. Adalah penting bahwa mereka berbicara dengan jelas dan keras, mempertahankan nada positif.

Mendengarkan

Menjadi komunikator yang baik juga berarti menjadi orang yang baik pendengar . Anda perlu mendengarkan dengan cermat pertanyaan dan kekhawatiran manajer, karyawan lain, dan klien.

Komunikasi tertulis

Keterampilan komunikasi tertulis juga sangat penting. Sebagian besar posisi administratif melibatkan banyak penulisan. Karyawan administrasi sering diminta untuk menulis berbagai dokumen, termasuk memo untuk atasan mereka, salinan untuk situs web perusahaan, atau pesan email untuk staf atau klien. Mereka harus bisa menulis dengan jelas, akurat, dan profesional .

Tugas dan keterampilan komunikasi lainnya meliputi:

  • Menjawab Telepon
  • Korespondensi Bisnis
  • Memanggil Klien
  • Hubungan Klien
  • Komunikasi
  • Korespondensi
  • Pelayanan pelanggan
  • Mengarahkan Klien
  • Mengedit
  • Surel
  • pengarsipan
  • salam klien
  • salam karyawan
  • Salam Pengunjung
  • antar pribadi
  • Mendengarkan
  • Komunikasi Lisan
  • Presentasi
  • Hubungan Masyarakat
  • Berbicara di depan umum
  • Resepsionis
  • Stenografi
  • Kerja tim
  • Menulis
  • Komunikasi tertulis

Teknologi

Karyawan administrasi harus mengoperasikan berbagai alat teknologi, mulai dari Microsoft Office Suite hingga WordPress hingga program penjadwalan online. Mereka juga harus menggunakan, dan sering memelihara, peralatan kantor seperti faks, pemindai, dan printer.

Berikut adalah daftar pengetahuan atau keterampilan teknologi lain yang diperlukan untuk karyawan administrasi:

  • Komputer
  • Penerbitan Desktop
  • Manajemen Dokumen
  • Mengirim faks
  • Internet
  • Memelihara Catatan Kantor
  • Microsoft Office
  • Peralatan Kantor
  • Memesan Perlengkapan Kantor
  • proses pemesanan
  • Pandangan
  • Buku Cepat
  • Pencatatan
  • Riset
  • Menjalankan Mesin Kantor
  • Perangkat lunak
  • Spreadsheet
  • Waktu & Penagihan
  • Transkripsi
  • Mengetik
  • Mengetik dari Dikte
  • Persiapan konferensi video
  • Pesan suara
  • Pemrosesan Kata

Organisasi

Semua jenis pekerjaan administratif membutuhkan tenaga yang kuat organisasi keterampilan untuk menyulap banyak tugas. Staf pendukung administrasi harus mengelola berbagai kalender, menjadwalkan janji temu, dan menjaga agar kantor tetap berjalan efisien.

Berikut adalah keterampilan organisasi yang dibutuhkan untuk pekerjaan administrasi:

  • Ketepatan
  • Pengaturan Janji Temu
  • Perhatian terhadap detail
  • Penagihan
  • Pembukuan
  • Kalender & Docking
  • Klerikal
  • Efisiensi
  • pengarsipan
  • Inventaris
  • Keakraban Hukum
  • Multi-Tugas
  • Kantor administrasi
  • Manajemen Perkantoran
  • Menyortir dan Mengirim Surat
  • Manajemen waktu
  • Agenda Perjalanan

Perencanaan

Keterampilan administrasi penting lainnya adalah kemampuan untuk merencanakan dan menjadwalkan hal-hal sebelumnya. Ini mungkin berarti mengelola janji temu seseorang, membuat rencana ketika karyawan sakit, atau mengembangkan sistem prosedur kantor. Seorang administrator harus dapat merencanakan ke depan dan mempersiapkan segala kemungkinan masalah kantor.

Berikut adalah keterampilan terkait perencanaan lain yang dibutuhkan pekerjaan administrasi:

  • analitis
  • Berkomunikasi
  • Mengevaluasi
  • Koordinasi Acara
  • Penetapan tujuan
  • Menerapkan Tindakan
  • Membuat janji
  • Perencanaan Rapat
  • Tindakan Pemantauan
  • terorganisir
  • Memprediksi
  • Memprioritaskan

Penyelesaian masalah

Penyelesaian masalah dan keterampilan berpikir kritis penting untuk posisi administratif apa pun. Administrator sering kali menjadi orang yang dituju oleh staf dan klien untuk mencari bantuan dengan pertanyaan atau masalah. Mereka harus mampu mendengar berbagai masalah dan menyelesaikannya dengan menggunakan cara berpikir kritis.

Berikut adalah keterampilan pemecahan masalah dan berpikir kritis yang dibutuhkan:

  • Asertif
  • Hubungan Klien
  • kolaboratif
  • Berpikir kritis
  • Pengambilan Keputusan
  • Hubungan Karyawan
  • Berorientasi pada tujuan
  • Menerapkan
  • Penyelesaian Masalah
  • Mediasi
  • Koordinasi Kantor
  • Riset
  • Mengawasi
  • Kerja tim
  • Pelatihan
  • Penyelesaian masalah

Lebih Banyak Keterampilan Administratif

Berikut adalah keterampilan administrasi tambahan untuk resume, surat lamaran, lamaran kerja, dan wawancara. Keterampilan yang dibutuhkan akan bervariasi berdasarkan pekerjaan yang Anda lamar, jadi tinjau juga daftar keterampilan kami berdasarkan pekerjaan dan jenis keterampilan .

  • Dinamis
  • Penanganan Peralatan
  • pengarsipan
  • Fleksibilitas
  • Pertahankan Fokus
  • organisasi
  • Pasien
  • Menyenangkan
  • Profesionalisme
  • Kecerdasan
  • Motivasi diri
  • Perencanaan strategis
  • Mengambil inisiatif
  • Komunikasi tertulis

Tinjau Resume dan Contoh Surat Pengantar

Tinjau contoh resume dan surat lamaran untuk posisi administratif.

Cara Membuat Keterampilan Anda Menonjol

TAMBAHKAN KETERAMPILAN RELEVAN KE RESUME ANDA: Cantumkan istilah yang paling erat kaitannya dengan pekerjaan di resume Anda, terutama dalam deskripsi riwayat pekerjaan Anda.

KETERAMPILAN UTAMA DALAM SURAT SAMPUL ANDA: Gabungkan keterampilan administratif Anda ke dalam sampul surat . Sertakan satu atau dua keterampilan, dan berikan contoh spesifik saat Anda menunjukkan sifat-sifat ini di tempat kerja.

GUNAKAN KATA KETERAMPILAN SELAMA WAWANCARA KERJA: Anda juga dapat menggunakan kata-kata ini dalam wawancara kerja Anda. Bersiaplah untuk memberikan contoh bagaimana Anda menggunakan masing-masing keterampilan ini ketika Anda menanggapi pertanyaan wawancara administrasi .