Gunakan Tindakan Disiplin Secara Efektif dan Legal

Ingin Tahu Cara Menerapkan Disiplin Progresif di Tempat Kerja?

••• Eric Audras/ONOKY/Getty Images

Tidak ada yang mau mendengar bahwa kinerja mereka kurang dari yang diharapkan. Setelah konseling dan pembinaan dari seorang manajer tidak menghasilkan perbaikan, namun, tindakan disipliner tertulis harus dimulai—untuk melindungi kepentingan perusahaan—dan untuk melindungi kepentingan karyawan.

Karyawan tidak nyaman dengan tindakan disipliner seperti: teguran karyawan . Mereka sedih dan tidak nyaman ketika manajer mereka memberi tahu mereka bahwa kinerja mereka menjamin a peringatan lisan , langkah terakhir sebelum tertulis tindakan disiplin dimulai.

Manajer bertanya-tanya mengapa karyawan tidak meningkatkan kinerja mereka sebagai beratnya tindakan disipliner berlangsung. Proses tindakan disipliner yang efektif dan komunikatif harus membuat karyawan tetap mendapat informasi dan bertanggung jawab di setiap langkah.

Banyak manajer tidak menyukai bagian disiplin dari pekerjaan mereka lebih dari apa pun. Faktanya, dalam studi, manajer memberi peringkat memecat seorang karyawan di bagian atas daftar tindakan yang paling mereka benci untuk berperan. Manajer lebih suka menghabiskan waktu mereka untuk kegiatan seperti: menetapkan tujuan , meninjau kemajuan, dan menghilangkan masalah yang dialami karyawan saat mereka berusaha menyelesaikan pekerjaan mereka.

Tujuan dan Kemajuan dalam Tindakan Disiplin

Dari sudut pandang perusahaan, teguran karyawan menunjukkan bahwa perusahaan bekerja dengan karyawan tersebut untuk membantunya berkembang. Pada saat yang sama, perusahaan mendokumentasikan ketidakbahagiaannya yang meningkat dengan kinerja karyawan dan fakta bahwa meningkatnya ketidakbahagiaan dibagi dengan karyawan.

Teguran karyawan secara tertulis menunjukkan bahwa karyawan juga diberitahu tentang masalah kinerja dan konsekuensinya jika tetap tidak diperbaiki. Itu sebabnya majikan meminta karyawan untuk menandatangani dokumen yang menunjukkan bahwa mereka telah membaca dan memahami isi dokumen.

Setelah surat teguran, tergantung pada kebijakan tindakan disipliner perusahaan, langkah tambahan dapat mencakup surat teguran berikutnya dengan hukuman yang menyertainya seperti hari libur kerja tanpa upah.

Jika penyelia memiliki keyakinan bahwa karyawan tersebut dapat meningkatkan kinerjanya, setiap saat selama proses tindakan disipliner, dan sebaiknya sebelum surat teguran pertama, penyelia dapat memperkenalkan rencana peningkatan kinerja (PIP) .

PIP adalah dokumen yang lebih formal dan terperinci dengan tujuan, harapan, dan jadwal, kesempatan supervisor untuk berkomunikasi pekerjaan yang jelas dan ekspektasi kinerja kepada karyawan yang tidak berprestasi. Ketika seorang karyawan di PIP, karyawan umumnya bertemu dengan manajer, dan sering dengan staf HR, setiap minggu atau dua minggu untuk mencatat kemajuan menuju peningkatan kinerja.

Tindakan disipliner, seperti teguran karyawan, bisa menjadi win-win solution jika karyawan mengindahkan pesan tersebut. Jika karyawan tidak melakukannya, perusahaan dan manajer telah secara efektif melindungi kepentingan mereka—dan kepentingan karyawan yang berkinerja memuaskan.

Tujuannya adalah untuk mencegah dampak negatif terhadap kinerja karyawan yang: moral dipengaruhi oleh karyawan yang tidak melakukan pekerjaannya. Faktanya, tidak ada yang memiliki dampak yang lebih besar terhadap kinerja karyawan daripada harus bekerja bersama karyawan yang tidak berkinerja. Ini terutama benar jika mereka melihat bahwa karyawan ini memenuhi syarat untuk kenaikan gaji yang sama dan keuntungan mereka menerima.

Isu yang Perlu Dipertimbangkan dalam Tindakan Disiplin Karyawan

Sebagai alat komunikasi dengan karyawan, seorang karyawan teguran harus adil. Pengusaha perlu memastikan bahwa mereka menggunakan alat dengan tepat dan bahwa ada kondisi tertentu untuk penggunaan yang efektif dan berhasil.

• Karyawan Deskripsi pekerjaan harus ada yang merinci area kinerja yang diperlukan di mana karyawan tersebut menerima teguran. Jika kinerja masalah terjadi dalam fungsi pekerjaan yang tidak penting, ini memerlukan pertimbangan—atau deskripsi pekerjaan yang ditulis ulang.
• Teguran karyawan harus sesuai dengan proses tindakan disipliner yang dijelaskan dalam buku pegangan karyawan . Buku pegangan karyawan yang ditulis dengan baik menyarankan tindakan disipliner yang potensial tetapi memberikan kebebasan kepada pemberi kerja tergantung pada keadaan tindakan atau kinerja karyawan.
  Tidak ada tindakan disipliner yang harus dijanjikan atau dianggap penting. Daftar tindakan disipliner yang diperlukan melumpuhkan kemampuan majikan untuk memberhentikan seorang karyawan yang tidak berprestasi. Mereka mungkin membuat pengacara bahagia tetapi mereka menyebabkan rasa sakit yang tidak perlu bagi karyawan yang tidak berkinerja baik, rekan kerjanya, dan organisasi.
• Praktik perusahaan di masa lalu, dalam situasi yang sama dengan karyawan lain, harus konsisten dengan teguran karyawan saat ini. Inkonsistensi adalah alasan potensial untuk tuduhan diskriminasi jika karyawan dalam kelompok yang dilindungi terlalu terwakili dalam kasus tindakan disipliner. Jika Anda menemukan demikian, lihat kembali praktik perekrutan Anda, kebijakan, dan praktik ketenagakerjaan lainnya yang mungkin merupakan tanda bahaya untuk perlakuan diskriminatif.
• Tingkat atau jenis tindakan disipliner yang diambil sesuai dengan masalah kinerja karyawan. Seorang pengacara pernah bertanya mengapa perusahaan klien memberikan peningkatan jumlah waktu istirahat dari pekerjaan untuk karyawan yang memiliki kehadiran masalah. Pertanyaan itu memang membuat saya memikirkan kembali praktik tersebut, tetapi dalam keadilan bagi pemberi kerja, pilihan terbatas ketika pelanggaran aturan dan kebijakan karyawan menjadi masalah.
  Yang penting, di luar konsistensi dalam situasi serupa, adalah berusaha keras untuk membuat tindakan disipliner sesuai dengan kejahatan. Misalnya, mobil perusahaan telah dihapus dari penggunaan karyawan untuk jangka waktu tertentu karena karyawan tersebut telah membebankan tag EZPass perusahaan untuk perjalanan pribadi, sehingga membebankan biaya tol pribadi kepada perusahaan.
  Dalam contoh kedua, seorang karyawan diberhentikan dari dua komite perusahaan tempat dia menikmati tugas karena keterlambatan dan ketidakhadiran mempengaruhi hari kerja regulernya. Di sepertiga, seorang karyawan kehilangan penggunaan kartu kredit perusahaan di muka karena pengeluarannya melanggar perusahaan Kode etik .

Sebuah teguran karyawan , digunakan dengan tepat sebagai bagian dari serangkaian tindakan disipliner, dapat membantu seorang karyawan meningkatkan kinerjanya dan bergabung kembali dengan jajaran karyawan yang berkinerja baik.